La présente déclaration (ci-après « la Déclaration ») décrit la manière dont le cabinet ROD & Partners traite les données à caractère personnel de ses clients, des visiteurs de son site web et des autres personnes concernées, dans le respect du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel (ci-après le « RGPD ») et de la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel. Le responsable du traitement accorde une attention particulière à la protection de la vie privée et s'engage à prendre les précautions raisonnables requises pour protéger les données à caractère personnel récoltées contre la perte, le vol, la divulgation ou l'utilisation non autorisée.
1. Objet et champ d'application
La présente Déclaration a pour objet d'informer les clients du cabinet, ainsi que toute personne dont les données sont traitées dans le cadre de ses missions (représentants, bénéficiaires effectifs, préposés et autres tiers concernés), de la manière dont leurs données à caractère personnel sont collectées et traitées. Par « données à caractère personnel », on entend toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, c'est-à-dire qui permet de l'identifier directement ou indirectement. Si une personne concernée souhaite réagir à l'une des pratiques décrites ci-après, elle peut contacter le responsable du traitement aux coordonnées reprises au point « Données de contact ». Elle s'applique également aux visiteurs du site web du cabinet, accessible à l'adresse www.kevinrodrigues.be.
2. Responsable du traitement
Le responsable du traitement est Monsieur Kevin Rodrigues de Ascensao, membre de l'Institut des Conseillers fiscaux et des Experts-comptables (ITAA) sous le numéro 13.290.818, exerçant son activité sous la dénomination ROD & Partners, dont le cabinet est établi Rue des Fanfares 4 à 1348 Louvain-la-Neuve (numéro d'entreprise BCE 0804.802.862), ci-après dénommé « le professionnel » ou « le responsable du traitement ». Il peut être joint par courrier à l'adresse précitée, par téléphone au +32 488 71 99 74 ou par courrier électronique à l'adresse k.rodriguesda@hotmail.com.
3. Données à caractère personnel collectées
Le responsable du traitement recueille et traite, selon les modalités décrites ci-après, les catégories de données à caractère personnel suivantes :
- les données d'identification et de contact (nom, prénom, adresse, numéro de registre national le cas échéant, numéro d'entreprise, téléphone, adresse électronique) ;
- les données financières et comptables (factures, extraits de compte, pièces justificatives, données bancaires) ;
- les données fiscales et sociales nécessaires à l'exécution des missions ;
- les données relatives aux bénéficiaires effectifs et les documents d'identification requis par la législation anti-blanchiment ;
- les données de navigation collectées automatiquement lors de la visite du site web (notamment l'adresse IP, le type de navigateur, les pages consultées et la date de consultation) ;
- les données communiquées via le formulaire de contact du site web (nom, adresse électronique et contenu du message) ;
- les données d'identification et de connexion liées à l'utilisation de l'espace client sécurisé ;
- les données communiquées lors de l'inscription à la lettre d'information (newsletter), à savoir l'adresse électronique de l'abonné ;
- toute information communiquée volontairement par le client dans le cadre de la relation de mission.
Le responsable du traitement peut également être amené à traiter des données à caractère non personnel, qui ne permettent pas d'identifier directement ou indirectement une personne. Lorsque de telles données sont combinées à des données à caractère personnel de sorte qu'une identification devient possible, elles sont traitées comme des données à caractère personnel aussi longtemps que ce rapprochement demeure possible.
4. Méthodes de collecte
Le responsable du traitement collecte les données à caractère personnel principalement auprès de la personne concernée elle-même, notamment de la manière suivante :
- lors de la conclusion et de l'exécution de la lettre de mission ;
- au moyen des documents, pièces et informations transmis par le client dans le cadre de la mission ;
- via le formulaire de contact disponible sur le site web ;
- lors de la navigation sur le site web et de l'utilisation de l'espace client sécurisé ;
- via l'inscription à la lettre d'information (newsletter) sur le site web ;
- via les échanges (courrier, courrier électronique, téléphone) intervenant au cours de la relation.
Le responsable du traitement peut également obtenir certaines données auprès de sources accessibles au public ou d'administrations compétentes, dans la mesure nécessaire à l'exécution de ses missions et au respect de ses obligations légales.
5. Finalités du traitement
Les données à caractère personnel ne sont recueillies et traitées qu'aux seules finalités suivantes :
- assurer la gestion, l'exécution et le suivi des missions confiées (comptabilité, fiscalité, conseil et obligations connexes) ;
- respecter les obligations légales et réglementaires du professionnel, notamment en matière comptable, fiscale et de lutte contre le blanchiment de capitaux ;
- assurer la gestion administrative, la facturation et le recouvrement ;
- répondre aux questions et demandes de la personne concernée ;
- assurer le fonctionnement, la sécurité et l'amélioration du site web, y compris la gestion de l'espace client sécurisé ;
- envoyer la lettre d'information (newsletter) du cabinet aux personnes qui s'y sont abonnées et les informer de ses actualités ;
- le cas échéant, informer le client de l'évolution des services et de la réglementation utiles à sa situation.
Le responsable du traitement pourrait être amené à effectuer des traitements qui ne sont pas encore prévus dans la présente Déclaration. Dans ce cas, il informera la personne concernée avant toute réutilisation de ses données, afin de lui faire connaître les changements et, le cas échéant, de lui permettre de s'y opposer.
6. Bases juridiques et intérêts légitimes
Les traitements décrits ci-dessus reposent, selon les cas, sur l'une des bases juridiques suivantes : l'exécution de la lettre de mission ou de mesures précontractuelles ; le respect des obligations légales et réglementaires auxquelles le professionnel est soumis (notamment en matière comptable, fiscale et de lutte contre le blanchiment) ; et, le cas échéant, l'intérêt légitime du responsable du traitement ou le consentement de la personne concernée.
Lorsqu'un traitement est fondé sur l'intérêt légitime du responsable du traitement, celui-ci veille à ce que cet intérêt demeure proportionné au respect des droits et libertés des personnes concernées. La personne qui souhaite obtenir le détail des finalités fondées sur cette base peut en faire la demande aux coordonnées reprises au point « Données de contact ». Lorsqu'un traitement repose sur le consentement, la personne concernée peut le retirer à tout moment, sans que ce retrait n'affecte la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant celui-ci.
7. Destinataires des données et divulgation à des tiers
Outre le responsable du traitement lui-même et ses préposés, les données à caractère personnel peuvent être communiquées aux destinataires suivants, dans la mesure nécessaire aux finalités poursuivies :
- les administrations et autorités compétentes, notamment le SPF Finances, l'ONSS, la Banque nationale de Belgique et le registre des bénéficiaires effectifs (registre UBO) ;
- les sous-traitants techniques du professionnel (hébergement, logiciels comptables et outils de gestion), sélectionnés avec soin et tenus aux mêmes obligations de protection des données ;
- l'Institut des Conseillers fiscaux et des Experts-comptables (ITAA), dans le cadre de ses contrôles de qualité et dans le respect du secret professionnel.
Le responsable du traitement respecte les dispositions légales et réglementaires en vigueur et veille à ce que ses préposés, sous-traitants et autres tiers ayant accès aux données respectent la présente Déclaration. Il ne divulgue les données à caractère personnel à d'autres tiers que lorsqu'une loi, une procédure judiciaire ou un ordre d'une autorité publique l'exige. Les données ne sont en aucun cas vendues, louées ou cédées à des tiers à des fins commerciales.
8. Transferts hors de l'Espace économique européen
En principe, aucun transfert de données à caractère personnel n'est effectué en dehors de l'Espace économique européen. Si un tel transfert devait néanmoins s'avérer nécessaire, il ne serait réalisé que vers un pays assurant un niveau de protection adéquat ou moyennant la mise en place de garanties appropriées conformément au RGPD.
9. Durée de conservation
De manière générale, le responsable du traitement ne conserve les données à caractère personnel que pendant le temps raisonnablement nécessaire aux finalités poursuivies et dans le respect des exigences légales et réglementaires. Les données sont conservées pendant toute la durée de la mission et, au-delà, pendant les délais légaux de conservation applicables, soit au minimum sept ans en matière comptable et dix ans en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux. Au terme de ces délais, le responsable du traitement met tout en oeuvre pour que les données soient rendues indisponibles et inaccessibles.
10. Droits des personnes concernées
Le client et les personnes concernées disposent des droits suivants à l'égard du traitement de leurs données à caractère personnel. Pour l'exercice de ces droits, le responsable du traitement se réserve le droit de vérifier l'identité du demandeur. Sauf exception prévue par le RGPD, il répond à la demande dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai d'un mois à compter de sa réception.
Droit d'accès et de copie. La personne concernée peut obtenir gratuitement la communication ou une copie des données la concernant. Le responsable du traitement peut exiger le paiement de frais raisonnables, basés sur les coûts administratifs, pour toute copie supplémentaire.
Droit de rectification. La personne concernée peut obtenir la rectification des données inexactes, incomplètes ou non pertinentes la concernant, ainsi que leur complétion.
Droit à l'effacement. La personne concernée peut obtenir l'effacement de ses données dans les cas prévus par le RGPD, sous réserve des obligations légales de conservation qui s'imposent au professionnel, notamment en matière comptable, fiscale et anti-blanchiment.
Droit à la limitation du traitement. La personne concernée peut obtenir la limitation du traitement de ses données dans les cas prévus par le RGPD, notamment lorsqu'elle en conteste l'exactitude.
Droit d'opposition. La personne concernée peut s'opposer, pour des raisons tenant à sa situation particulière, au traitement de ses données fondé sur l'intérêt légitime du responsable du traitement, ainsi qu'à tout moment et sans justification au traitement à des fins de prospection commerciale.
Droit à la portabilité. Lorsque le traitement est fondé sur le consentement ou sur un contrat et qu'il est effectué à l'aide de procédés automatisés, la personne concernée peut recevoir ses données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou en demander la transmission directe à un autre responsable du traitement lorsque cela est techniquement possible.
Retrait du consentement. Lorsque le traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment, sans que ce retrait n'affecte la licéité du traitement antérieur.
Ces droits peuvent être exercés par écrit auprès du responsable du traitement, aux coordonnées reprises au point « Données de contact ».
11. Sécurité
Le responsable du traitement met en oeuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque présenté par le traitement et à la nature des données à protéger. Il recourt à des technologies de chiffrement reconnues comme standards du secteur lorsqu'il transmet ou reçoit des données, et a mis en place des mesures destinées à prévenir la perte, l'usage abusif ou l'altération des informations. En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes concernées, le responsable du traitement agit sans délai afin d'en identifier la cause et de prendre les mesures correctrices adéquates, et en informe les personnes concernées ainsi que l'Autorité de protection des données lorsque la loi l'y oblige.
12. Site web et cookies
Le site web du cabinet utilise des cookies et des technologies similaires. Un cookie est un petit fichier déposé sur le terminal de l'utilisateur lors de la consultation du site web. Le site web recourt aux catégories de cookies suivantes :
- les cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site web et à l'accès à l'espace client sécurisé, qui ne requièrent pas de consentement ;
- les cookies analytiques et statistiques, destinés à mesurer l'audience du site web et à en améliorer le fonctionnement, qui ne sont déposés qu'avec le consentement de l'utilisateur.
Lors de sa première visite, l'utilisateur est informé de l'utilisation des cookies et peut accepter ou refuser les cookies non essentiels. Il peut à tout moment modifier ses préférences ou supprimer les cookies via les paramètres de son navigateur. Le refus des cookies non essentiels n'empêche pas l'accès au site web, mais peut en limiter certaines fonctionnalités.
L'accès à l'espace client sécurisé est protégé par des identifiants personnels. L'utilisateur est tenu d'en préserver la confidentialité et de ne pas les communiquer à des tiers.
L'inscription à la lettre d'information du cabinet repose sur le consentement de l'abonné. Chaque envoi comporte un lien permettant de se désinscrire, et l'abonné peut retirer son consentement à tout moment, sans frais et sans justification.
13. Réclamation et plainte
Si une personne concernée souhaite réagir à l'une des pratiques décrites dans la présente Déclaration, il lui est conseillé de contacter directement le responsable du traitement. Toute personne concernée a également le droit d'introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données et, le cas échéant, de porter le litige devant les juridictions compétentes.
Autorité de protection des données – Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles – tél. +32 (0)2 274 48 00 – contact@apd-gba.be.
14. Données de contact
Pour toute question ou réclamation relative à la présente Déclaration, la personne concernée peut contacter le responsable du traitement :
- par courrier électronique : k.rodriguesda@hotmail.com ;
- par téléphone : +32 488 71 99 74 ;
- par courrier : Rue des Fanfares 4, 1348 Louvain-la-Neuve.
15. Modification de la Déclaration
Le responsable du traitement se réserve le droit de modifier à tout moment les dispositions de la présente Déclaration. La version applicable est celle en vigueur au moment du traitement ; les modifications sont communiquées aux personnes concernées par les moyens appropriés.
16. Droit applicable et juridiction compétente
La présente Déclaration est régie par le droit belge. Tout litige relatif à son interprétation ou à son exécution relève de la compétence des juridictions belges.
La présente version de la Déclaration date du 23 juin 2026.